受注管理を効率化する3つの方法｜現場改善のポイントを徹底解説

2025 10/10

10/10/2025 10/10/2025

受注管理における「処理が遅い」「ミスが多い」「情報共有がうまくいかない」といった課題に直面していませんか？

本記事では、これらの非効率の原因を特定し、業務を劇的に効率化するための3つの具体的な方法を解説します。

業務フローの見直し、受注管理システムの導入、情報共有の強化を通じて、生産性向上と顧客満足度向上を実現し、現場改善を成功させるための実践的なポイントもご紹介。

この記事を読むことで、貴社の受注管理を効率化し、競争力を高めるための具体的な方向性がわかります。

受注管理システム導入のご相談はこちらから

1. 受注管理の現状と効率化の重要性

受注管理は、企業の売上を支える基幹業務であり、顧客との最初の接点となる重要なプロセスです。

しかし、多くの企業では、複雑化する業務プロセスや多様な情報管理方法が原因で、非効率な状態に陥っているのが現状です。

この非効率性は、単なる手間や時間の増加にとどまらず、企業全体の生産性低下、顧客満足度の低下、さらには機会損失へと繋がる深刻な問題を引き起こす可能性があります。

現代のビジネス環境においては、市場の変化に迅速に対応し、顧客ニーズに的確に応えることが競争優位性を確立する上で不可欠です。

そのためには、受注管理プロセスを効率化し、正確かつスピーディーな情報処理を実現することが、企業の持続的な成長と発展の鍵となります。

受注管理でよくある課題と非効率の原因

受注管理は企業の売上を直接左右する重要な業務ですが、多くの企業で様々な課題に直面しています。

これらの課題は、受注管理の業務プロセスや情報管理の仕組みが非効率であることに起因している場合が少なくありません。

受注管理でよくある課題	非効率の原因
情報が散在している	Excel、紙、メール、FAXなど複数の媒体で受注情報が管理され、最新の情報がどこにあるか分かりにくい状況が生じます。これにより、情報検索に時間がかかったり、古い情報に基づいて業務を進めてしまったりするリスクがあります。
手作業による入力・転記ミスが多い	受注情報の入力や、見積書、請求書作成、他システムへのデータ転記などを手作業で行うため、ヒューマンエラーが発生しやすいです。これにより、誤った商品発送や請求金額の間違いなど、顧客への不信感に繋がる問題が発生する可能性があります。
進捗状況が不透明化している	受注から出荷、納品までの各工程の進捗状況がリアルタイムで共有されず、顧客からの問い合わせに即座に回答できないことがあります。また、社内でも状況把握に時間がかかり、適切な対応が遅れる原因となります。
業務が属人化している	特定の担当者しか受注業務の全体像や詳細な手順を把握していないため、担当者不在時に業務が滞るリスクがあります。これにより、業務の継続性や品質が不安定になります。
納期遅延や出荷ミスが発生する	受注情報と在庫情報、生産計画などが正確に連携されないことで、誤った納期回答や出荷ミスが発生しやすくなります。これは顧客からの信頼を損ない、最悪の場合、取引停止に発展することもあります。
データ活用が遅れている	受注データがアナログな形や複数のシステムに分散して管理されているため、売上分析や需要予測、経営判断に必要なデータとして活用しにくいです。これにより、戦略的な意思決定が遅れる可能性があります。

受注管理の効率化がもたらすメリット

受注管理の非効率な状態を改善し、業務を効率化することは、単に手間を減らすだけでなく、企業全体に多岐にわたるメリットをもたらします。これらのメリットは、企業の競争力を高め、持続的な成長を支える基盤となります。

効率化がもたらすメリット	具体的な効果
業務時間の短縮と生産性向上	手作業や重複作業が削減され、受注処理にかかる時間が大幅に短縮されます。これにより、従業員はより付加価値の高い業務や戦略的な業務に集中できるようになり、企業全体の生産性が向上します。
ヒューマンエラーの削減と正確性の向上	システムによる自動化や入力補助機能の活用により、入力ミスや転記ミスが大幅に減少します。これにより、正確な受注処理が可能となり、誤出荷や誤請求といった顧客トラブルのリスクを低減します。
顧客満足度の向上	迅速かつ正確な情報提供、納期遵守が可能となることで、顧客からの信頼獲得に繋がります。顧客からの問い合わせに対しても、リアルタイムで正確な情報を提供できるため、顧客体験が向上します。
情報共有の円滑化と属人化の解消	受注情報が一元管理されることで、営業、製造、出荷など関連部門間での情報共有がスムーズになります。これにより、特定の担当者に依存する状況を解消し、業務の標準化と継続性を確保します。
経営判断の迅速化と精度向上	リアルタイムで正確な受注データや売上データが把握できるため、市場の変化に素早く対応し、的確な経営判断を下すことが可能になります。これにより、在庫最適化や販売戦略の立案にも役立ちます。
コスト削減	紙媒体の削減や残業時間の短縮、ミスの削減による再作業の減少など、間接的なコスト削減効果が期待できます。また、顧客トラブルの減少は、クレーム対応にかかる時間や費用も削減します。

2. 受注管理を効率化する3つの方法

受注管理の非効率は、企業全体の生産性低下や顧客満足度の低下に直結します。

ここでは、受注管理の課題を根本から解決し、業務効率を大幅に向上させるための具体的な3つの方法を解説します。

これらの方法を導入することで、ミスの削減、処理速度の向上、そして顧客対応の品質向上を実現できるでしょう。

方法1 業務フローの見直しと標準化

受注管理の効率化の第一歩は、現在の業務フローを正確に把握し、改善点を見つけることです。

属人化や無駄な作業を排除し、誰もが同じ品質で業務を行えるよう標準化することが重要です。

受注プロセスを可視化する重要性

現在の受注プロセスが「なんとなく」行われている場合、非効率な部分やボトルネックが見過ごされがちです。

業務フローを可視化することで、誰が、いつ、何を、どのように行っているのかが明確になり、問題点を客観的に把握できるようになります。

具体的には、フローチャートや業務記述書を作成し、受注から出荷、請求に至るまでの一連の流れを図や文章で整理します。

これにより、担当者間の認識のズレをなくし、属人化を防ぎ、改善の土台を築くことができます。

無駄な作業を特定し改善する手順

業務フローが可視化できたら、次に無駄な作業を特定し、改善策を講じます。

無駄な作業とは、価値を生み出さない重複作業、手待ち時間、過剰な確認作業、不必要な情報入力などが挙げられます。

改善手順は以下の通りです。

現状分析：可視化したフローをもとに、時間やコストがかかっている部分、ミスが発生しやすい部分を特定します。
問題点抽出：特定した部分から、具体的な「無駄」や「非効率」の原因を深掘りします。
改善策立案：無駄をなくす、作業を統合する、自動化するなどの具体的な改善策を検討します。例えば、RPA（Robotic Process Automation）を導入して定型業務を自動化することも有効です。
実行と評価：改善策を実行し、その効果を定期的に測定します。効果が不十分であれば、再度見直しを行います。

継続的な改善サイクルを回すことで、より洗練された効率的な業務フローを構築できます。

担当者間の役割分担を明確にする

受注管理における役割分担が曖昧だと、「誰がやるべきか」が不明確になり、作業の漏れや二重作業、責任の所在が不明確になるといった問題が発生します。これは、顧客対応の遅延やミスの原因にもなりかねません。

各担当者の業務範囲、責任、権限を明確に定義し、文書化することが重要です。

これにより、各従業員が自身の役割を理解し、責任感を持って業務に取り組めるようになります。

また、急な欠員が出た場合でも、マニュアルに基づいて他の担当者がスムーズに業務を引き継ぐことが可能になり、業務の停滞を防ぐことができます。

方法2 受注管理システムの導入と活用

現代の受注管理において、システム導入は効率化の最も強力な手段の一つです。手作業による限界を突破し、より高度な管理と自動化を実現します。

受注管理システムで何ができるのか

受注管理システムは、受注に関する一連の業務を統合的に管理するためのツールです。主な機能とできることは以下の通りです。

受注情報の入力・管理：顧客からの注文情報を一元的に入力し、データベースで管理します。
進捗管理：受注から出荷、納品、請求までのステータスをリアルタイムで追跡できます。
顧客情報連携：顧客の過去の注文履歴や問い合わせ情報と連携し、きめ細やかな対応を可能にします。
在庫連携：受注情報と在庫情報を連携させ、在庫切れによる販売機会の損失を防ぎます。
出荷指示・配送手配：受注情報に基づいて自動で出荷指示を生成し、配送業者との連携をスムーズにします。
請求書発行・売上管理：受注情報から自動で請求書を作成し、売上データを集計・分析します。
見積もり作成：見積もり作成から受注へのスムーズな移行をサポートします。

これらの機能により、手作業による入力ミスを大幅に削減し、業務処理速度を向上させることが可能です。

システム導入による効率化の具体例

受注管理システムを導入することで、以下のような具体的な効率化が期待できます。

入力ミスの削減：手動入力の機会が減り、ヒューマンエラーによる誤発注や誤配送のリスクを低減します。
処理時間の短縮：見積もり作成、受注登録、出荷指示、請求書発行などの定型業務が自動化され、処理時間が大幅に短縮されます。
リアルタイムな情報共有：受注状況や在庫状況がシステム上で一元管理されるため、関係者全員が常に最新の情報を共有でき、確認作業の工数を削減します。
顧客対応の迅速化：顧客からの問い合わせに対して、過去の注文履歴や進捗状況をすぐに確認できるため、迅速かつ正確な対応が可能になります。
データ分析による経営判断：売上データや顧客データを容易に分析できるため、マーケティング戦略や商品開発に役立つインサイトを得られます。

これらの効率化は、コスト削減だけでなく、顧客満足度の向上や企業の競争力強化にも繋がります。

クラウド型とオンプレミス型の違い

受注管理システムには、主にクラウド型とオンプレミス型があります。それぞれの特徴を理解し、自社に最適な形式を選択することが重要です。

項目	クラウド型（SaaS）	オンプレミス型
導入費用	初期費用を抑えやすい（月額・年額の利用料）	高額な初期費用（サーバー、ソフトウェア購入、構築費用）
導入期間	短期間で導入可能	システム構築に時間がかかる
運用・保守	ベンダーが実施（自社での負担が少ない）	自社で実施または外部委託（専門知識が必要）
カスタマイズ性	限定的（標準機能の範囲内）	高い（自社の業務に合わせて自由にカスタマイズ可能）
セキュリティ	ベンダーに依存（信頼できるベンダー選定が重要）	自社で管理（セキュリティポリシーを自由に設定可能）
拡張性	比較的容易（プラン変更などで対応）	サーバー増強などが必要（コストと手間がかかる）
アクセス	インターネット環境があればどこからでもアクセス可能	社内ネットワークからのアクセスが基本（リモートアクセス設定が必要）

初期費用を抑え、迅速に導入したい場合はクラウド型、自社の複雑な業務に合わせた高度なカスタマイズや厳格なセキュリティ管理を求める場合はオンプレミス型が適しています。

適切なシステムの選び方と導入時の注意点

受注管理システムを選ぶ際は、以下のポイントを考慮し、自社に最適なものを選びましょう。

自社の課題とニーズの明確化：どのような課題を解決したいのか、どのような機能が必要なのかを具体的に洗い出します。
機能要件の確認：見積もり、在庫管理、出荷、請求、顧客管理など、必要な機能が網羅されているかを確認します。
予算：導入費用だけでなく、月額利用料や運用保守費用も含めたトータルコストを考慮します。
他システムとの連携：既存の会計システムや販売管理システム、ECサイトなどとの連携が可能かを確認します。
操作性：実際に利用する従業員が使いやすいインターフェースであるか、デモやトライアルで確認します。
ベンダーサポート：導入後のサポート体制（問い合わせ対応、トラブルシューティングなど）が充実しているかを確認します。
拡張性・将来性：将来的な事業拡大や機能追加に対応できる柔軟性があるかを確認します。

導入時の注意点としては、従業員への十分な説明とトレーニング、テスト運用による問題点の洗い出し、そして新しい運用ルールの策定が挙げられます。システムはあくまでツールであり、それを使いこなすための体制づくりが成功の鍵となります。

方法3 情報共有の強化とペーパーレス化

受注管理の効率化には、情報共有の強化とペーパーレス化が不可欠です。情報がスムーズに流れ、紙媒体による手間がなくなることで、業務は格段にスピードアップします。

受注情報を一元管理するメリット

受注情報が部署ごとや担当者ごとに散在していると、「あの情報は誰が持っている？」「最新の情報はどれ？」といった確認作業に多くの時間が費やされます。

また、情報伝達の遅れや誤りが、顧客への不正確な回答やミスの原因となることも少なくありません。

受注情報を一元管理することで、すべての関係者が常に最新かつ正確な情報にアクセスできるようになります。

これにより、情報検索にかかる時間を大幅に削減し、部門間の連携をスムーズにします。顧客からの問い合わせにも迅速かつ的確に回答できるようになり、顧客満足度の向上にも寄与します。

具体的には、受注管理システムやクラウド型の情報共有ツールを活用し、見積もり、注文履歴、納期、進捗状況、顧客情報などを一つのプラットフォームで管理することが効果的です。

リアルタイムな情報共有の実現

受注管理において、情報は常に変動します。顧客からの変更依頼、在庫状況の変化、出荷の遅延など、様々な要因で情報が更新されるため、リアルタイムでの情報共有は業務の迅速性と正確性を保つ上で極めて重要です。

リアルタイムな情報共有を実現するためには、クラウドベースのツールやシステムが有効です。

例えば、チャットツールやグループウェアを活用し、重要な情報や変更点を即座に共有する仕組みを構築します。

また、受注管理システムであれば、情報が更新されるたびに自動で関係者に通知が届くような設定も可能です。

これにより、情報伝達のタイムラグをなくし、迅速な意思決定と対応を可能にします。

紙媒体からデジタル化への移行

紙媒体での受注伝票、見積書、請求書などの管理は、保管スペースの確保、ファイリングの手間、検索性の低さ、紛失リスク、印刷コストなど、多くの非効率を生み出します。

また、リモートワークが進む現代においては、紙媒体の存在が業務の足かせとなることも少なくありません。

これらの紙媒体をデジタル化することで、業務効率の向上、コスト削減、環境負荷の軽減、そしてBCP（事業継続計画）対策にも繋がります。

電子データでの管理：受注伝票や見積書、請求書などをPDF化し、クラウドストレージや文書管理システムで一元管理します。これにより、必要な情報を素早く検索・共有できるようになります。
電子契約システムの導入：契約書や発注書などを電子署名・電子契約システムで処理することで、印刷・郵送の手間とコストを削減し、契約締結までの時間を短縮します。
ペーパーレス会議：会議資料もデジタル化し、タブレットやPCで共有することで、印刷コストと準備時間を削減します。

デジタル化は、単に紙をなくすだけでなく、業務プロセス全体の見直しと効率化を促進する重要なステップとなります。

3. 現場改善を成功させるためのポイント

受注管理の効率化は、単に新しいシステムを導入したり、業務フローを変更したりするだけで完結するものではありません。

現場で働く従業員一人ひとりがその変革を理解し、主体的に関与していくことが、真の成功への鍵となります。

ここでは、具体的な改善策を組織全体に浸透させ、持続的な効果を生み出すための重要なポイントを解説します。

従業員の巻き込みと教育の重要性

新しい業務フローやシステムの導入は、現場の従業員にとって少なからず変化への抵抗や不安を生じさせることがあります。

これを乗り越え、スムーズな移行を実現するためには、従業員を初期段階から巻き込み、彼らの意見を積極的に取り入れることが不可欠です。

具体的には、現状の課題ヒアリングや改善策の検討会議に現場担当者を参加させ、当事者意識を醸成します。

これにより、「やらされ感」をなくし、自ら改善に取り組む姿勢を引き出すことができます。また、変更がもたらすメリット（例：残業時間の削減、ミスの減少、顧客対応の迅速化など）を明確に伝え、納得感を高めることも重要です。

さらに、新しいシステムやフローを効果的に活用するためには、十分な教育とトレーニングが欠かせません。

操作方法の習熟はもちろんのこと、変更の背景や目的を理解させることで、従業員は変化の必要性を深く認識し、主体的に新しい業務に取り組むようになります。

集合研修、OJT（On-the-Job Training）、詳細なマニュアル提供など、複数の方法を組み合わせて、従業員が安心して新しい環境に適応できるようなサポート体制を構築しましょう。

スモールスタートで段階的に導入する

大規模な変更を一斉に行うことは、予期せぬトラブルや現場の混乱を招くリスクがあります。

特に受注管理のように複数の部門やプロセスが複雑に絡み合う業務においては、「スモールスタート」で段階的に導入を進めることが賢明です。

まずは特定の部門や一部の機能に限定して導入し、その効果や課題を検証します。

この本格運用の前に小規模で試すテスト期間中に得られたフィードバックを基に、改善点を洗い出し、次のステップへと反映させます。

このアプローチにより、リスクを最小限に抑えながら、着実に成功体験を積み重ねることができます。

小さな成功事例を積み重ねることで、従業員のモチベーション向上にも繋がり、組織全体への導入がスムーズになります。

また、予期せぬ問題が発生した場合でも、影響範囲を限定できるため、迅速な対応が可能となります。段階的な導入は、柔軟な調整を可能にし、最終的な成功へと導くための重要な戦略です。

導入後の効果測定と継続的な改善

受注管理の効率化に向けた取り組みは、導入して終わりではありません。導入後にその効果を定期的に測定し、継続的に改善を重ねていくことが、長期的な成果を生み出す上で極めて重要です。

どのような指標を用いて効果を測定するかを事前に明確にし、具体的な目標を設定します。

以下に、受注管理の効率化における主な測定指標の例を示します。

測定指標	測定内容	期待される改善効果
受注処理時間	注文受付から出荷指示までの平均時間	顧客への迅速な対応、リードタイム短縮
入力エラー率	受注データ入力における誤りの発生頻度	手戻り作業の削減、信頼性向上
残業時間（受注管理部門）	受注管理関連業務に費やされる従業員の残業時間	人件費削減、従業員のワークライフバランス改善
顧客からの問い合わせ件数	受注状況や納期に関する顧客からの問い合わせ件数	顧客満足度向上、オペレーターの負担軽減
システム活用率	導入したシステムがどれだけ従業員に利用されているか	投資対効果の最大化、機能の定着