「エクセルで在庫管理を始めたいけれど、具体的な方法が分からない」「もっと効率化したい」とお悩みではありませんか?
この記事では、エクセルでの在庫管理のメリット・デメリットから、基本的な在庫管理表の作り方、VLOOKUPやSUMIFなどの便利な関数、無料テンプレートの活用法まで徹底解説。
エクセル管理の限界や、その先にある「システム導入」という次のステップまで網羅し、あなたの会社の在庫管理をしっかりサポートします。
1. エクセルで在庫管理を始める前に知るべきこと

エクセルを使った在庫管理は、多くの企業や個人事業主にとって身近な方法です。
しかし、本格的に始める前に、そのメリットとデメリット、そしてどのようなケースでエクセルが最適なのかを理解しておくことが重要です。
これらの情報を把握することで、自社の状況に合った最適な在庫管理方法を選択し、後々のトラブルや非効率を避けることができます。
エクセルで在庫管理を行うメリット
エクセルで在庫管理を行うことには、多くの魅力的なメリットがあります。特に、初期費用を抑えたい場合や、柔軟な運用を求める場合に有効な選択肢となります。
| メリット | 詳細 |
| 導入コストが低い | 多くのパソコンに標準搭載されているため、追加のソフトウェア購入費用がかかりません。 無料のテンプレートを活用すれば、さらにコストを抑えてすぐに始めることができます。 |
| 操作が簡単で習得しやすい | エクセルは広く普及しているツールであり、基本的な操作に慣れている人が多いため、特別な研修なしに導入しやすいという利点があります。 直感的に操作できる部分も多く、学習コストが低いです。 |
| 高いカスタマイズ性 | 自社の独自の業務フローや管理項目に合わせて、自由にシートを設計・変更できます。 市販の在庫管理システムでは対応しにくい細かなニーズにも柔軟に対応できる点が強みです。 |
| オフラインでの利用が可能 | インターネット環境がない場所でも、ファイルの保存と編集が可能です。 これにより、場所を選ばずに作業を進めることができます。 |
| データ分析・可視化が容易 | エクセルには、グラフ作成機能やピボットテーブルなど、データを多角的に分析し、視覚的に分かりやすく表現する機能が豊富に備わっています。 在庫推移や売れ筋商品の分析に役立ちます。 |
エクセルで在庫管理を行うデメリット
エクセルでの在庫管理は多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。これらの課題を理解しておくことで、エクセル運用の限界を認識し、適切な対策をとることができます。
| デメリット | 詳細 |
| 入力ミスやヒューマンエラーのリスク | 手作業でのデータ入力が基本となるため、数量の誤入力や転記ミスが発生しやすいです。 これにより、実際の在庫数と帳簿上の在庫数にズレが生じ、業務に支障をきたす可能性があります。 |
| リアルタイム性の欠如 | データが手動で更新されるため、常に最新の在庫状況をリアルタイムで把握することが困難です。 特に、入出庫が頻繁に発生する環境では、情報が陳腐化しやすく、販売機会の損失や過剰在庫につながる恐れがあります。 |
| 複数人での共有・同時編集の課題 | 複数人で同時に同じファイルを編集すると、データの競合や上書きが発生するリスクがあります。 バージョン管理が複雑になり、誰がいつどのような変更を加えたのか追跡しにくくなります。 |
| データ破損・消失のリスク | ファイルが破損したり、誤って削除したりするリスクがあります。 定期的なバックアップを怠ると、重要な在庫データがすべて失われる可能性があります。 |
| 規模拡大への対応の限界 | 取り扱う商品数や取引量が増えるにつれて、シートが複雑化し、ファイルの動作が重くなったり、管理が煩雑になったりします。 大規模な在庫管理には不向きです。 |
| セキュリティ面の脆弱性 | パスワード保護機能はありますが、高度なセキュリティ対策には限界があります。 機密性の高い在庫データを扱う場合、不正アクセスや情報漏洩のリスクを完全に排除することは難しいです。 |
エクセルでの在庫管理が向いているケース
エクセルのメリットとデメリットを踏まえると、以下のような状況やニーズを持つ企業・個人事業主にとって、エクセルでの在庫管理は非常に有効な選択肢となります。
- 小規模事業者や個人事業主
取り扱う商品点数が少なく、入出庫の頻度もそれほど高くない場合、複雑なシステムは不要でエクセルで十分に管理可能です。シンプルな在庫管理で事足りるケースに最適です。 - 初期費用を極力抑えたい場合
在庫管理システム導入にかかる初期投資を避けたい場合や、予算が限られている場合に、既存のソフトウェアを活用できるエクセルは経済的な選択肢となります。 - シンプルな在庫管理で十分な場合
「いつ、何が、いくつ入って、いくつ出たか」といった基本的な入出庫と在庫残高の把握が主な目的であれば、エクセルで十分に機能を果たせます。 - エクセル操作に慣れているスタッフがいる場合
社内にエクセルの関数やマクロを扱える人材がいる場合、既存の知識とスキルを活かして効率的に在庫管理表を作成・運用できます。教育コストも抑えられます。 - 特定の期間だけ管理したい場合
期間限定のプロジェクトやイベントなど、一時的に在庫を管理する必要がある場合にも、手軽に始められるエクセルが適しています。 - 既存の業務フローに合わせたい場合
独自の業務プロセスがあり、それに合わせて柔軟に管理方法をカスタマイズしたい場合、エクセルの自由度の高さが強みとなります。
2. エクセル在庫管理表の基本的な作り方

エクセルで在庫管理を始める際は、まずは基本的な在庫管理表の作成手順を理解することが重要です。
ここでは、必要な項目の洗い出しから、シートの構成、計算式の組み込み、そして見やすい書式設定まで、順を追って解説します。
必要な項目を洗い出す
在庫管理表を作成する上で、最初に明確にすべきは「何を管理したいのか」という点です。管理する商品の種類や業務フローによって必要な項目は異なりますが、一般的に以下の情報が含まれます。
これらの項目を洗い出し、どのような情報を記録し、追跡したいのかを具体的に決定することで、効率的な在庫管理表の土台が完成します。
| カテゴリ | 項目名 | 説明 | 備考 |
| 商品情報(マスターデータ) | 商品コード | 商品を一意に識別するためのコード | 半角英数字で統一すると管理しやすい |
| 商品名 | 商品の正式名称 | ||
| 型番・品番 | 商品の型番や品番 | ||
| 単位 | 商品の数え方(個、本、箱など) | ||
| 単価 | 商品の仕入れ単価または販売単価 | 原価計算や売上計算に利用 | |
| 入庫情報 | 入庫日 | 商品が入庫された日付 | |
| 入庫数 | 入庫された商品の数量 | ||
| 仕入先 | 商品を仕入れた取引先名 | ||
| 入庫担当者 | 入庫処理を行った担当者名 | ||
| 出庫情報 | 出庫日 | 商品が出庫された日付 | |
| 出庫数 | 出庫された商品の数量 | ||
| 出庫先・販売先 | 商品を出庫した先や販売先名 | ||
| 出庫担当者 | 出庫処理を行った担当者名 | ||
| 在庫情報 | 現在在庫数 | 現在保管されている商品の数量 | 計算式で自動算出 |
| 適正在庫数 | 過剰でも不足でもない適切な在庫量 | 設定することで発注タイミングの目安に | |
| 最小在庫数(安全在庫数) | これ以下になったら発注を検討する数量 | 在庫切れ防止のため |
シート構成と入力規則の設定
エクセルで在庫管理を行う場合、複数のシートに役割を分担させることで、データの管理がしやすくなり、入力ミスも減らせます。
ここでは、一般的なシート構成と、データ入力の正確性を高めるための入力規則の設定について解説します。
シート構成の考え方
以下のようなシート構成が一般的です。各シートが独立した役割を持つことで、データの見通しが良くなります。
- 「商品マスター」シート
商品コード、商品名、型番、単価など、商品の基本情報を登録します。このシートを基準に、他のシートで商品情報を参照するように設定します。 - 「入庫」シート
商品の入庫があった際に、日付、商品コード、入庫数、仕入先などを記録します。 - 「出庫」シート
商品の出庫があった際に、日付、商品コード、出庫数、出庫先などを記録します。 - 「在庫一覧」シート
各商品の現在の在庫数を自動で計算し、一覧表示します。適正在庫数や最小在庫数も表示させると、在庫状況の把握に役立ちます。
このようにシートを分けることで、例えば商品名が変わっても「商品マスター」シートを修正するだけで、他のシートに反映されるように連携させることが可能です。
データ入力規則の設定
入力規則を設定することで、誤ったデータの入力を防ぎ、データの品質を向上させることができます。特に重要な設定は以下の通りです。
- リストからの選択(ドロップダウンリスト)
商品コードや商品名、仕入先、出庫先など、入力が頻繁に発生する項目に対して、あらかじめ登録されたリストから選択させるように設定します。これにより、表記ゆれや入力ミスを防ぎ、データの集計を正確に行えます。設定方法は「データ」タブ → 「データの入力規則」から行います。 - 日付の制限
入庫日や出庫日など、日付を入力するセルには、日付形式のみを受け付けるように設定します。また、未来の日付の入力を禁止するなど、具体的な範囲を設定することも可能です。 - 数値の制限
入庫数や出庫数など、数値を入力するセルには、半角数字のみ、または0以上の整数のみといった制限を設定します。これにより、誤った文字の入力や負の数の入力を防ぎます。
これらの入力規則を適切に設定することで、誰が入力しても一貫性のあるデータが保たれ、在庫管理の精度が向上します。
入庫 出庫 在庫残高の計算式
エクセル在庫管理表の核心となるのが、入庫、出庫、そして在庫残高を正確に計算する数式です。ここでは、基本的な考え方と、各シートでどのように計算式を組み立てるかについて解説します。
入庫数と出庫数の集計
「入庫」シートと「出庫」シートには、それぞれ商品の入庫数と出庫数が記録されます。
これらのシートから、特定期間や特定商品の入庫数・出庫数を集計するために、後述するSUMIF関数やCOUNTIF関数が役立ちます。基本的な計算は以下のようになります。
- 入庫合計:指定した期間や商品コードに該当する入庫数をすべて足し合わせます。
- 出庫合計:指定した期間や商品コードに該当する出庫数をすべて足し合わせます。
これらの合計値は、「在庫一覧」シートで現在の在庫残高を算出する際に使用されます。
在庫残高の計算式
「在庫一覧」シートでは、各商品の現在の在庫残高を自動で計算させます。基本的な考え方は、「前回の在庫数 + 入庫数 - 出庫数」です。
しかし、エクセルでこれを実現するには、過去のすべての入出庫履歴を集計する必要があります。
具体的な計算式は、主に以下の2つのアプローチが考えられます。
- 累積計算
各商品について、入庫シートと出庫シートから該当する商品コードの入庫数合計と出庫数合計をそれぞれ算出し、その差を現在の在庫残高とします。
現在の在庫数 = SUMIF(入庫シートの範囲, 商品コード, 入庫シートの入庫数範囲) – SUMIF(出庫シートの範囲, 商品コード, 出庫シートの出庫数範囲)
この式は、ある時点から現在までのすべての入出庫を合算して在庫を計算します。もし期首在庫がある場合は、その数値を加算する必要があります。 - 日次または期間ごとの計算
より詳細な在庫推移を追いたい場合は、日付を条件に含めて計算します。例えば、特定の日付時点での在庫を知りたい場合、その日付までの入出庫を合計します。
特定日付の在庫数 = 期首在庫数 + SUMIFS(入庫シートの入庫数範囲, 入庫シートの商品コード範囲, 商品コード, 入庫シートの日付範囲, “<=”&特定日付) – SUMIFS(出庫シートの出庫数範囲, 出庫シートの商品コード範囲, 商品コード, 出庫シートの日付範囲, “<=”&特定日付)
このアプローチでは、SUMIFS関数を使って複数の条件(商品コードと日付)を満たすデータを集計します。
どちらのアプローチも、VLOOKUP関数やSUMIF/SUMIFS関数を組み合わせることで、手動での計算をなくし、常に最新の在庫状況を把握できるようになります。これらの関数については、次の章で詳しく解説します。
見やすくするための書式設定
せっかく作成した在庫管理表も、見づらければ活用しきれません。エクセルの書式設定機能を活用することで、データの視認性を高め、効率的な運用をサポートします。
基本的な書式設定
- フォントとサイズ:読みやすいフォント(例: メイリオ、游ゴシック)と適切なサイズを選びましょう。見出しは少し大きめに設定すると良いでしょう。
- 罫線:データの区切りを明確にするために、適切な罫線を引きます。特に、行や列の区切り、見出しとデータの境界に罫線を入れると見やすくなります。
- セルの塗りつぶし:見出し行や重要なデータ行に薄い色を付けることで、視覚的に情報を整理できます。ただし、色を使いすぎると逆に見づらくなるため、控えめに使用しましょう。
- 文字の配置:数値データは右揃え、文字データは左揃えが一般的です。見出しは中央揃えにするとバランスが良くなります。
表示形式の設定
数値や日付の表示形式を適切に設定することで、データの意味が直感的に伝わります。
- 数値:在庫数などの数値には、3桁区切りのカンマ(例: 1,000)を設定すると読みやすくなります。単価などの通貨は、通貨記号(例: ¥1,000)を設定します。
- 日付:入庫日や出庫日は、YYYY/MM/DD(例: 2023/04/01)のように統一された形式で表示させると、データの比較がしやすくなります。
ウィンドウ枠の固定
データ量が多くなり、スクロールが必要になった際に、見出し行や見出し列を常に表示させておくことで、どのデータが何を示しているのかを常に把握できます。これは「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から設定できます。
フィルタと並べ替え機能
大量のデータの中から特定の情報を見つけ出したり、特定の順序でデータを表示させたりするために、フィルタと並べ替え機能は不可欠です。これらの機能は、データの見やすさを高めるだけでなく、分析の効率も大幅に向上させます。各列の見出しにフィルタボタンを設定しておくと、必要な時にすぐに活用できます。
これらの書式設定を適切に行うことで、在庫管理表が単なるデータ羅列ではなく、情報把握のための強力なツールへと進化します。
次の章では、さらに在庫管理を効率化するためのエクセル関数について詳しく見ていきましょう。
3. 在庫管理を効率化するエクセル関数

エクセルでの在庫管理は、基本的な入出庫の記録だけでも可能ですが、特定の関数を活用することで、手作業によるミスを減らし、データ分析や自動化のレベルを格段に向上させることができます。
ここでは、在庫管理において特に役立つエクセル関数を厳選してご紹介します。
VLOOKUP関数で商品情報を自動表示
VLOOKUP関数は、商品コードなどのキー情報に基づいて、別のシートや表から関連する商品名や単価などの情報を自動で検索・表示する際に非常に役立ちます。
これにより、手入力によるミスを防ぎ、入力作業の効率を大幅に向上させることができます。
例えば、入庫や出庫の際に商品コードを入力するだけで、商品名や規格、単価といった情報を自動的に表示させることが可能です。
これは、「商品マスター」のような基本情報が記載されたシートと、「入出庫記録」シートを連携させることで実現できます。
VLOOKUP関数の書式と引数
| 引数名 | 説明 | 設定例 |
| 検索値 | 検索したい値 (例:商品コードが入力されたセル) | A2 |
| 範囲 | 検索値と表示したいデータが含まれる表の範囲 (例:商品マスターシート全体) | 商品マスター!A:C |
| 列番号 | 範囲の左端から数えて、表示したいデータがある列の番号 (例:商品名が2列目なら2) | 2 |
| 検索方法 | 検索値と完全に一致するものを探す場合はFALSEまたは0を指定。 近似一致の場合はTRUEまたは1を指定。 | FALSE |
VLOOKUP関数の活用例
商品コードがA列に入力されている「入出庫記録」シートで、商品名(商品マスターシートのB列)を自動表示させたい場合。
=VLOOKUP(A2, 商品マスター!A:C, 2, FALSE)
この数式を商品名を表示したいセルに入力し、下にコピーすることで、入力された商品コードに対応する商品名が自動で表示されます。
SUMIF関数で在庫数を集計
SUMIF関数は、指定した条件に一致するセルの値を合計する関数です。
在庫管理においては、特定の商品コードや商品名に合致する入庫数や出庫数を集計し、現在の在庫数を算出する際に非常に有効です。
例えば、日々の入庫・出庫記録があるシートから、特定の商品が「どれだけ入庫されたか」「どれだけ出庫されたか」を簡単に合計し、現在の在庫残高を計算することができます。
これにより、手作業での集計ミスを防ぎ、リアルタイムに近い在庫状況を把握することが可能になります。
SUMIF関数の書式と引数
| 引数名 | 説明 | 設定例 |
| 範囲 | 検索条件を適用する範囲 (例:入出庫記録シートの商品コード列) | 入出庫記録!B:B |
| 検索条件 | 合計の対象となる条件 (例:特定の商品コードが入力されたセル) | A2 |
| 合計範囲 | 条件に一致した場合に合計する値が含まれる範囲 (例:入庫数または出庫数のある列) | 入出庫記録!C:C |
SUMIF関数の活用例
「在庫一覧」シートで、商品コードA2の商品について、「入出庫記録」シートの入庫数(C列)を合計する場合。
=SUMIF(入出庫記録!B:B, A2, 入出庫記録!C:C)
同様に、出庫数を合計する数式を作成し、「入庫数の合計 – 出庫数の合計」で現在の在庫残高を算出できます。
COUNTIF関数で特定商品の入出庫数をカウント
COUNTIF関数は、指定した条件に一致するセルの個数を数える関数です。
在庫管理においては、特定の商品が「何回入庫されたか」「何回出庫されたか」といった回数を把握する際に役立ちます。
例えば、特定の商品の動きの頻度を分析したり、入出庫履歴の件数を確認したりするのに利用できます。
これにより、商品の回転率の傾向を把握したり、特定期間内の取引回数を簡単に集計したりすることが可能です。
COUNTIF関数の書式と引数
| 引数名 | 説明 | 設定例 |
| 範囲 | 検索条件を適用する範囲 (例:入出庫記録シートの商品コード列) | 入出庫記録!B:B |
| 検索条件 | カウントの対象となる条件 (例:特定の商品コードが入力されたセル) | A2 |
COUNTIF関数の活用例
「在庫一覧」シートで、商品コードA2の商品が「入出庫記録」シートに何回登場するか(つまり、何回取引されたか)を数える場合。
=COUNTIF(入出庫記録!B:B, A2)
この関数は、入庫と出庫を区別せず、単にその商品コードが記録された回数をカウントします。
入庫と出庫を分けてカウントしたい場合は、入庫記録のみの列、出庫記録のみの列など、範囲を限定して使用します。
IF関数で在庫切れを警告
IF関数は、指定した条件が真か偽かによって、異なる結果を返す関数です。
在庫管理においては、現在の在庫数が特定の閾値を下回った場合に「要発注」や「在庫切れ注意」といった警告メッセージを表示させるのに非常に有効です。
これにより、在庫切れを未然に防ぎ、適切なタイミングで商品の発注を促すことができます。
在庫状況を一目で把握できるため、在庫管理の精度と効率が向上します。
IF関数の書式と引数
| 引数名 | 説明 | 設定例 |
| 論理式 | 真偽を判定する条件式 (例:現在の在庫数が発注点より少ないか) | B2<=C2(B2:現在在庫数、C2:発注点) |
| 真の場合 | 論理式が真(TRUE)の場合に返す値 (例:「要発注」という文字列) | “要発注” |
| 偽の場合 | 論理式が偽(FALSE)の場合に返す値 (例:「在庫あり」という文字列) | “在庫あり” |
IF関数の活用例
「在庫一覧」シートで、現在在庫数(B2)が発注点(C2)以下になった場合に「要発注」と表示し、そうでない場合は「在庫あり」と表示させたい場合。
=IF(B2<=C2, “要発注”, “在庫あり”)
この数式を在庫状況を表示するセルに入力することで、現在の在庫数に応じて自動的にメッセージが表示され、視覚的に在庫の状態を把握しやすくなります。
さらに、この警告と後述の条件付き書式を組み合わせることで、より目立つようにすることも可能です。
4.便利にエクセル在庫管理を活用する機能

エクセルでの在庫管理は、基本的な入出庫記録や在庫数の計算だけでなく、さらに高度な機能を活用することで、より効率的でミスの少ない運用が可能になります。
ここでは、エクセルに標準搭載されている便利な機能を使って、在庫管理の精度と分析能力を高める方法を解説します。
条件付き書式で在庫状況を色分け
「条件付き書式」は、指定した条件に基づいてセルの書式(色、フォントなど)を自動で変更する機能です。
この機能を活用することで、現在の在庫状況を一目で把握し、迅速な意思決定をサポートできます。
例えば、在庫が一定数を下回った場合にセルを赤く表示したり、過剰在庫の可能性のある商品を黄色く表示したりすることで、在庫切れやデッドストックのリスクを視覚的に捉えることができます。
設定方法と活用例
条件付き書式の設定は、以下の手順で行います。
- 在庫数を表示しているセル範囲を選択します。
- 「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「条件付き書式」をクリックします。
- 「新しいルール」を選択し、「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選びます。
- 条件と書式を設定します。
具体的な活用例を以下に示します。
| 条件 | 設定内容 | 書式(例) | 在庫管理への効果 |
| 在庫切れ寸前 | セルの値が「5」以下 | 背景色:赤、文字色:白 | 発注漏れ防止、緊急対応の促進 |
| 適正在庫 | セルの値が「6」以上「20」以下 | 背景色:緑、文字色:白 | 良好な在庫状況の可視化 |
| 過剰在庫 | セルの値が「21」以上 | 背景色:黄、文字色:黒 | デッドストック防止、仕入れ調整の検討 |
このように設定することで、膨大な商品データの中から、対応が必要な商品を直感的に見つけ出すことが可能になり、在庫管理業務の効率が飛躍的に向上します。
データ入力規則で入力ミスを防ぐ
エクセルでの在庫管理において、入力ミスは集計結果の信頼性を大きく損なう原因となります。
「データ入力規則」は、特定のセルに入力できるデータの種類や範囲を制限することで、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、データの正確性を保つための強力な機能です。
例えば、商品コードの桁数や形式を統一したり、入出庫数を正の整数に限定したり、事前に登録された商品名リストから選択させるドロップダウンリストを作成したりすることができます。
設定方法と活用例
データ入力規則の設定は、以下の手順で行います。
- 入力規則を設定したいセルまたはセル範囲を選択します。
- 「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則」をクリックします。
- 「設定」タブで「入力値の種類」や「データ」を選択し、条件を設定します。
- 必要に応じて「入力時メッセージ」や「エラーメッセージ」を設定します。
具体的な活用例を以下に示します。
| 設定項目 | 入力規則の例 | 在庫管理への効果 |
| 商品コード | テキストの長さ:指定の値に等しい「8」(8桁の半角英数字) | 商品識別ミスの防止、データ検索の精度向上 |
| 入庫数/出庫数 | 整数:次の値以上「0」 (負の数を入力させない) | 在庫数の不正な増減防止、正確な集計 |
| 商品名 | リスト:事前に作成した商品名一覧を参照 | 表記揺れの防止、商品マスターとの連携強化 |
| 日付 | 日付:指定された期間内 (例:今年の1月1日~12月31日) | 入力漏れや未来日の誤入力防止、期間分析の正確性確保 |
データ入力規則を適切に設定することで、入力作業の効率が向上するだけでなく、後々のデータ修正の手間を大幅に削減し、在庫データの信頼性を確保できます。
ピボットテーブルで多角的に分析
エクセルに蓄積された大量の在庫データは、そのままでは全体像を把握しにくいものです。
「ピボットテーブル」は、複雑なデータを瞬時に集計・分析し、様々な角度から在庫状況を可視化できる強力なツールです。
商品別、期間別、仕入先別など、自由に集計軸を組み合わせて、売れ筋商品や死蔵在庫の発見、季節ごとの在庫変動傾向の把握など、経営判断に役立つ重要な気づきを得ることができます。
設定方法と活用例
ピボットテーブルの設定は、以下の手順で行います。
- 分析したいデータ範囲(在庫データが入力されている表全体)を選択します。
- 「挿入」タブの「テーブル」グループにある「ピボットテーブル」をクリックします。
- 「ピボットテーブルの作成」ダイアログで、データの範囲と配置場所(新しいワークシートが推奨)を確認し、「OK」をクリックします。
- 「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウで、各項目を「行」「列」「値」「フィルター」の各エリアにドラッグ&ドロップして集計します。
具体的な活用例を以下に示します。
| 分析したい内容 | ピボットテーブルの設定例 | 在庫管理への効果 |
| 商品別・月別入出庫数 | 行:商品名 列:日付(月単位でグループ化) 値:入庫数・出庫数(合計) | 商品ごとの販売トレンド把握、仕入れ計画の最適化 |
| 仕入先別入庫実績 | 行:仕入先名 値:入庫数(合計) | 主要仕入先の特定、交渉材料の準備 |
| 在庫回転率の算出 | 行:商品カテゴリ 値:売上原価(合計) 平均在庫金額(計算フィールドで設定) | 効率的な在庫運用の評価、デッドストック対策 |
| 死蔵在庫の特定 | 行:商品名 フィルター:最終出庫日(例:1年以上前) 値:在庫残高 | 不良在庫の早期発見、処分や活用の検討 |
ピボットテーブルを使いこなすことで、大量の在庫データから意味のある情報を抽出し、より戦略的な在庫管理へと繋げることが可能です。
グラフで在庫推移を可視化
数値データだけでは把握しにくい在庫の変動や傾向も、グラフにすることで直感的かつ視覚的に理解できるようになります。
エクセルのグラフ機能は、在庫の推移を明確にし、将来の予測や問題点の早期発見に役立ちます。
折れ線グラフで特定の商品の在庫残高の増減を追ったり、棒グラフで商品カテゴリごとの在庫構成を比較したりすることで、データに基づいた意思決定をサポートします。
設定方法と活用例
グラフの設定は、以下の手順で行います。
- グラフ化したいデータ範囲を選択します(例:日付と在庫残高の列)。
- 「挿入」タブの「グラフ」グループから、適切なグラフの種類を選択します(例:折れ線グラフ)。
- グラフが挿入されたら、必要に応じてグラフタイトル、軸ラベル、凡例などを編集して見やすくします。
具体的な活用例を以下に示します。
| 可視化したい内容 | グラフの種類 | 在庫管理への効果 |
| 特定商品の在庫残高推移 | 折れ線グラフ | 在庫の季節変動やトレンドの把握、発注タイミングの最適化 |
| 月別入庫数と出庫数の比較 | 集合縦棒グラフ | 入出庫バランスの視覚化、過剰仕入れや販売機会損失の特定 |
| 商品カテゴリ別在庫構成比 | 円グラフ | 全体在庫における各カテゴリの割合把握、在庫ポートフォリオの最適化 |
| 過去1年間の在庫金額推移 | 折れ線グラフ | 在庫資産の変動把握、キャッシュフロー管理の支援 |
グラフを活用することで、複雑な数値データを分かりやすい形に変換し、在庫の状況や変化を直感的に把握できるようになります。これにより、より迅速かつ正確な在庫計画を立てることが可能となり、在庫管理の質を一層高めることができます。
5. すぐに使える無料エクセル在庫管理テンプレート

エクセルでの在庫管理は、一から自分で表を作成することも可能ですが、すでに完成された無料テンプレートを活用することで、より手軽に、そして効率的に在庫管理を始めることができます。
ここでは、無料テンプレートの選び方から、おすすめのタイプ、そして自社に合わせてカスタマイズする方法までを詳しく解説します。
無料テンプレートの選び方
数多くの無料エクセル在庫管理テンプレートがインターネット上で公開されていますが、どれを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。
自社の業務に最適なテンプレートを見つけるためには、以下のポイントを考慮して選ぶことが重要です。
- 機能性
テンプレートが提供する機能が、自社の在庫管理に必要な要件を満たしているかを確認します。
最低限、入庫・出庫・在庫残高の計算機能は必須ですが、商品マスタとの連携、複数倉庫対応、ロット管理、有効期限管理など、より高度な機能が必要な場合は、それらを備えたテンプレートを探しましょう。 - 使いやすさ
入力項目が直感的で分かりやすいか、デザインがシンプルで見やすいかなども重要な要素です。
複雑すぎるテンプレートは、かえって入力ミスを誘発したり、業務効率を低下させたりする可能性があります。実際に試してみて、ストレスなく操作できるかを確認しましょう。 - 拡張性・カスタマイズ性:将来的に項目を追加したり、計算式を調整したりする可能性を考慮し、テンプレートがどの程度柔軟にカスタマイズできるかを確認します。
マクロが多用されているテンプレートは、カスタマイズが難しい場合があるため、シンプルな構造のものがおすすめです。 - Excelのバージョン互換性:使用しているExcelのバージョンに対応しているテンプレートを選びましょう。
古いバージョンのExcelでは、新しいテンプレートの機能が正しく動作しないことがあります。 - 提供元の信頼性:テンプレートを提供しているウェブサイトや企業の信頼性も確認しておくと安心です。
悪意のあるマクロが含まれていないか、セキュリティ面も考慮に入れましょう。
おすすめの無料テンプレート紹介
一般的に提供されている無料エクセル在庫管理テンプレートには、いくつかのタイプがあります。
ここでは、それぞれの特徴と向いているケースを解説します。自社の状況に合わせて、最適なタイプを検討してみてください。
| テンプレートのタイプ | 主な機能 | 向いている業種・規模 | 選ぶ際のポイント |
| シンプルな入出庫管理タイプ | 入庫、出庫、在庫残高の基本的な記録と計算。 | 小規模事業者、個人事業主、単一商品または少数の商品を扱う店舗。 | 手軽に在庫管理を始めたい場合に最適。 複雑な機能は不要で、最低限の在庫数を把握できれば十分な場合。 |
| 商品マスタ連携タイプ | 入出庫、在庫残高に加え、商品コードや商品名、単価などを別シートで管理し、VLOOKUP関数などで自動表示。 | 中小規模の小売業、卸売業、多品目を扱う事業者。 | 商品情報の一元管理をしたい場合。 入力の手間を減らし、正確性を高めたい場合に有効。 |
| 多機能分析タイプ | 上記に加え、期間別集計、在庫回転率、売上データとの連携、ピボットテーブルやグラフによる分析機能。 | 中規模以上の事業者、在庫データを経営判断に活用したい企業。 | 在庫状況を多角的に分析し、発注計画や販売戦略に活かしたい場合。 やや高度なExcelスキルが必要なことも。 |
これらのタイプを参考に、ご自身のビジネスモデルや管理したい商品の特性に合わせて、最適なテンプレートを選びましょう。
ダウンロードする前に、プレビュー画面で機能やレイアウトを確認することをおすすめします。
テンプレートをカスタマイズする方法
ダウンロードした無料テンプレートも、そのままでは自社の業務に完全にフィットしない場合があります。
より使いやすく、効率的な在庫管理を実現するためには、適切なカスタマイズが不可欠です。
ここでは、一般的なカスタマイズ方法とその注意点をご紹介します。
- 必要な項目の追加・不要な項目の削除
自社で管理したい情報(例:SKU、ロット番号、保管場所、担当者、顧客名、製造日、有効期限など)があれば、新しい列を追加して項目を設けます。
逆に、不要な項目があれば削除することで、入力画面をシンプルに保てます。 - 計算式の調整
在庫残高の計算式や、消費税率、割引率など、自社のルールに合わせて既存の計算式を修正します。
特に、在庫残高に影響する計算式を変更する際は、他のセルへの影響を十分に確認しながら慎重に行いましょう。 - デザインの変更
セルの色、フォント、行の高さや列の幅、ロゴの挿入など、視覚的な調整を行うことで、テンプレートをより見やすく、使いやすくできます。自社のブランドカラーを取り入れるのも良いでしょう。 - データ入力規則の追加・変更
商品名や単位など、選択肢を限定することで入力ミスを防ぐことができます。
また、数値入力欄に特定の範囲を設定するなど、データの整合性を保つための規則を設定することも有効です。 - 条件付き書式の調整
在庫切れや過剰在庫を警告する色分けルールなど、既存の条件付き書式を自社の基準に合わせて変更します。例えば、「在庫数が発注点以下になったら赤色」といった設定は、視覚的に在庫状況を把握するのに役立ちます。
カスタマイズに着手する前に、必ず元のテンプレートファイルを別の名前で保存し、バックアップを取っておきましょう。
万が一、計算式が壊れてしまったり、意図しない変更が加えられたりした場合でも、元の状態に戻すことができます。
また、複雑なカスタマイズを行う場合は、Excelの基本的な知識がある程度必要になります。
6. エクセル在庫管理の限界と次のステップ

エクセルは手軽に在庫管理を始められる強力なツールですが、ビジネスの成長や在庫量の増加に伴い、その限界が見えてくることがあります。
この章では、エクセルでの在庫管理が抱える具体的な課題と、より高度な管理体制へ移行するタイミングについて解説します。
エクセル管理の課題
エクセルでの在庫管理は、初期費用がかからず、柔軟性が高いというメリットがある一方で、様々な課題を抱えています。
特に、事業規模が拡大し、扱う商品数や入出庫頻度が増えるにつれて、そのデメリットが顕著になります。
| 課題 | 具体的な影響 |
| データ量の増加と処理速度の低下 | 商品点数や取引履歴が増えると、ファイルが重くなり、開く・保存する・計算するのに時間がかかり、フリーズすることも。 作業効率が著しく低下します。 |
| 複数人での同時編集の困難さ | エクセルは基本的に一人での利用を想定しており、複数人が同時に編集すると上書きやデータの競合が発生しやすく、最新のデータがどれか分からなくなるリスクがあります。 |
| リアルタイム性の欠如 | 手動での入力・更新が基本のため、常に最新の在庫状況を反映することが困難です。 特に、入出庫が頻繁な場合、在庫数と実際の数が一致しない「在庫差異」が発生しやすくなります。 |
| ヒューマンエラーのリスク | 入力ミス、数式破壊、コピー&ペーストの誤りなど、人為的なミスが発生しやすく、それが在庫データの信頼性を損ない、欠品や過剰在庫の原因となります。 |
| セキュリティとデータ保全の脆弱性 | ファイルへのアクセス権限の管理が難しく、誤って削除されたり、改ざんされたりするリスクがあります。 また、ファイル破損時の復旧も困難な場合があります。 |
| 属人化の進行 | 複雑な数式やマクロを組んだ場合、作成者以外には内容が理解しにくく、担当者の退職や異動時に業務が滞る「属人化」を引き起こす可能性があります。 |
| 高度な分析機能の限界 | 簡単な集計やグラフ作成は可能ですが、需要予測やABC分析、ロット管理といった高度な分析を行うには、別途専門知識やツールが必要となり、手間がかかります。 |
| 他システムとの連携の困難さ | 販売管理システムや会計システムなど、他の基幹システムとのデータ連携が手動になりがちで、二重入力の手間や入力ミスの原因となります。 |
在庫管理システムへの移行を検討するタイミング
エクセルでの管理に限界を感じ始めたら、在庫管理システムへの移行を真剣に検討する時期かもしれません。
以下のような状況に当てはまる場合は、システム導入のサインと捉えることができます。
- 在庫差異が頻繁に発生し、業務に支障が出ている
手作業による入力ミスやリアルタイム性の欠如により、帳簿上の在庫と実際の在庫が合わないことが常態化している場合。 - 欠品や過剰在庫が原因で、売上機会の損失や余分なコストが発生している
正確な在庫状況が把握できず、顧客への納期遅延や廃棄ロスの増加が頻繁に起こっている場合。 - 複数拠点や複数担当者での管理が煩雑になっている
複数の倉庫や店舗の在庫を一元的に管理したい、または複数の担当者が同時に在庫情報を更新する必要がある場合。 - エクセルファイルの処理速度が著しく遅く、業務効率が低下している
ファイルを開く・保存する・計算するのに時間がかかり、日々の業務にストレスを感じている場合。 - 属人化が進み、特定の担当者しか在庫管理業務を回せない
担当者の不在時に業務が停滞したり、引き継ぎが困難になったりするリスクがある場合。 - より高度な在庫分析や需要予測が必要になっている
過去の販売データから在庫の適正化を図りたい、将来の需要を予測して仕入れ計画を立てたいなど、経営判断に役立つデータ活用を求めている場合。 - 他のシステム(販売管理、会計など)とのデータ連携に手間がかかっている
各システムへの二重入力や手動でのデータ移行に多くの時間と労力がかかっている場合。 - セキュリティやデータ保全に不安を感じている
重要な在庫データが誤って削除されたり、情報漏洩のリスクに懸念がある場合。
これらのサインが見られる場合、在庫管理システムを導入することで、業務の効率化、在庫精度の向上、経営判断の迅速化、そして人件費削減といった多大なメリットを得られる可能性があります。
システム導入は初期投資が必要ですが、長期的な視点で見れば、その費用対効果は非常に大きいと言えるでしょう。
7. まとめ
エクセルでの在庫管理は、手軽に始められるコストパフォーマンスの高い方法として、小規模事業者や個人事業主にとって非常に有効です。
本記事では、基本的な表の作り方から、VLOOKUP関数やSUMIF関数を用いた効率化、さらに条件付き書式やピボットテーブルによる分析方法まで、エクセルを最大限に活用するノウハウを解説しました。
しかし、事業規模の拡大や管理の複雑化に伴い、エクセルだけでは対応しきれない限界も生じます。
その際は、より高度な在庫管理システムへの移行を検討することが、業務効率化と正確な在庫把握のために不可欠となるでしょう。
ご自身の状況に合わせ、最適な方法を選択してください。
