メール配信やメルマガ作成を簡単に！ExcelとChatGPTの活用方法
はじめに
こんにちは！エンジニアのEnoです。
今回は、メール配信やメルマガ作成などの業務を生成AIで実現する方法のご紹介です。
メール配信やメルマガ作成は、顧客との関係を深める重要な業務の一つですが、
準備や管理に時間がかかるのが現実です。
特に中小企業では、人員やリソースが限られているため、効率的に運用する方法が求められます。
本記事では、Excelやスプレッドシートを使った管理と、ChatGPTによる文章作成を組み合わせて、
少ない手間で効果的なメール配信を実現する方法をご紹介します。
目次
1.前回の振り返り
前回は、ブログやSNS更新効率化のための、Excel・スプレッドシートと
ChatGPT活用について解説いたしました。
今回紹介するメール配信やメルマガ作成と比較しても、管理方法や生成AIの活用方法が難しくないため、
まだ見ていない方はこちらを参考にしてみると、より理解できるかと思います。
気になる方は、ぜひご覧ください！
※前回の記事はこちら
2. Excel・スプレッドシートとChatGPTの基本的な役割分担
まず、効率化を実現するには、ExcelやスプレッドシートとChatGPTの得意分野を
上手に使い分けることが鍵です。
| Excel・スプレッドシート | ChatGPT |
|---|---|
| スケジュール管理： 投稿のタイミングや内容を一目で確認できる。 | 文章作成： ブログ記事やSNSキャプションをスピーディーに作成。 |
| タスク一覧の作成： 担当者ごとの作業内容を整理。 | アイデア出し： 新しい投稿ネタやターゲット別の文章トーンを生成。 |
| データ分析： 過去の投稿の反応データ（いいね数、クリック数など） をまとめる。 | 解釈・提案： データをもとに投稿内容や戦略の改善案を提案。 |
これらの役割を理解し、両者を補完的に活用することで、無駄を減らしつつ質を向上させることが可能です。
3. 実践編：併用術でメール配信を効率化するステップ
① 配信リストの準備
まず、顧客リストをExcelやスプレッドシートで整理しましょう。
カラム例：
名前、メールアドレス、属性情報（地域、興味のあるサービスなど）、最終配信日
特に、属性分けをしっかり行うことで、一斉配信の管理が楽になります。
ChatGPTの活用：
属性情報に基づき、セグメント別の配信内容案を生成。
たとえば、「地域別のイベント案内」や「興味別のおすすめ商品紹介」の文案をChatGPTに依頼します。
次に、ChatGPTを活用してアイデアを生成します。
例えば、「新商品をPRする投稿案を考えてください」と入力すると、具体的なキャプション案を出してくれます。
生成された案をスプレッドシートに記録して、全体の流れを可視化しましょう。
② テンプレート作成で時間短縮
顧客リストとは別に、ブログやSNSの更新で役立つテンプレートをExcelに用意しておくと、
作業がさらに効率化します。
| テンプレート | 内容 |
|---|---|
| ブログ記事 | タイトル、リード文、本文構成（導入、主張、結論） |
| SNSキャプション | ターゲット、投稿目的、キーワード、CTA（行動喚起） |
| chatGPTプロンプト | タイトル、プロンプト文 |
③ メール文面の作成
ChatGPTに、以下のような具体的な指示を与えることで、文案を作成してもらいましょう。
件名：
「新商品の先行販売キャンペーンのお知らせ」
本文：
「地域の皆さまに感謝を込めて、新商品の先行販売を実施します。詳細はこちら！」
トーンの指定：
「親しみやすく、簡潔な文章で」
生成された文案は、スプレッドシートに記録しておくと、チームで共有しやすくなります。
④ スケジュールと進捗の管理
配信スケジュールをスプレッドシートで作成します。
カラム例：
配信日、対象セグメント、進捗状況（準備中、送信済みなど）。
ChatGPTの活用：
進捗状況に応じてリマインダーやフォローアップメールを作成。
たとえば「まだ未開封の顧客へのリマインドメール」の文案を依頼します。
4. 導入のコツと注意点
① スムーズな運用を支えるポイント
テンプレートを活用：
スプレッドシートに、ChatGPTで生成した文案やアイデアを記録するテンプレートを用意。
例として、件名や本文のサンプルを保存しておくことで再利用可能。
ルールを明確化：
誰がデータを更新し、最終確認を行うかを明確にしておきましょう。
これにより、業務の流れがスムーズになります。
② AIの限界を補う運用方法
ChatGPTが生成した内容は正確とは限らないため、必ず内容を確認しましょう。
特に商品情報や価格などの重要な情報は人間の目で最終チェックすることが必要です。
顧客の好みに合ったトーンや表現を意識し、AIが作成した文案を適宜調整することも重要です。
5. まとめ
Excel・スプレッドシートとChatGPTを併用することで、
メール配信やメルマガ作成にかかる時間を大幅に削減できます。
この効率化によって生まれた時間を、顧客とのコミュニケーションの強化や
新しいマーケティング施策の立案に活用しましょう。
特に中小企業の経営者にとって、限られたリソースを有効活用するための強力なツールとなるはずです。
